Підприємці, які вирішили використати найману працю, повинні знати, що з появою хоч би одного найманого працівника в них виникають слідуючи зобов`язання:

• оформляти трудові договори з кожним працівником та реєструвати їх в Центрі зайнятості;
• вносити записи про прийом на роботу та звільнення з роботи в трудові книжки працівників;
• нараховувати та виплачувати заробітну плату;
• утримувати з нарахованої заробітної плати податок з доходів та перераховувати його до бюджету;
• надавати найманим працівникам щорічну оплачувану відпустку або виплачувати компенсацію у разі звільнення;
• нараховувати, утримувати та перераховувати внески та збори в Пенсійний фонд і інші фонди соціального страхування, а також подавати звітність в ці фонди;
• щоквартально подавати податковий звіт по ф. № 1ДФ;

З найманими працівниками укладається трудовий договір в 3 екземплярах, який надається підприємцю, працівнику та Центру зайнятості. Оформлений трудовий договір між підприємцем та найманим працівником в тижневий термін з моменту фактичного допуску працівника до роботи повинен бути зареєстрований в Центрі зайнятості, за місцем проживання підприємця.

Для реєстрації трудового договору сторони повинні надати в Центр зайнятості наступні документи:

• підприємець (паспорт, Свідоцтво про державну реєстрацію, довідка про присвоєння ідентифікаційного номеру)
• працівник (паспорт, трудова книжка, довідка про присвоєння ідентифікаційного номеру)

При реєстрації трудового договору повинні бути присутні як підприємець, так і найманий працівник.

Якщо працівник вперше влаштовується на роботу і не має трудової книжки, достатньо буде надати паспорт та довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру.

Про прийом на роботу робиться запис в трудовій книжці працівника.

У відповідності до законодавства трудовий договір може бути безстроковим (укладеним на невизначений термін) і строковим (укладеним на визначений термін, який встановлюється сторонами або на час виконання відповідної роботи).

У відповідності зі ст. 48 Кодексу Законів про працю на найманих працівників, які працюють у підприємця більше 5 робочих днів, необхідно оформлювати трудову книжку. Підставою для внесення підприємцем запису в трудову книжку найманого працівника являється відмітка про реєстрацію або зняття з реєстрації трудового договору.

Оформлені трудові книжки зберігаються безпосередньо у працівників, а не у підприємця.

Назва посади ( роботи), на яку прийнято працівника, повинно відповідати посаді ( професії), які вказані в трудовому договорі. Записи про назву професії повинні проводитися у відповідності з Класифікатором професій ДК 003: 2005. затвердженого наказом Держпотребстандарта України від 26.12.2005 р. № 375.

Підприємцям, що здійснюють діяльність у сфері роздрібної торгівлі, слід врахувати, що застосування назви професії «реалізатор» неправомірно, оскільки|тому що| у відповідності до Класифікатора воно відсутнє.

Інструкцією про ведення трудових книжок працівників передбачено, що першу сторінку трудової книжки повинна підписати особа, відповідальна за видачу трудових книжок і після цього поставити печатку підприємства. Таким правом не наділені ні підприємці – фізичні особи, ні посадові особи Центру зайнятості.

Період роботи в подібних випадках може бути підтверджений письмовим трудовим договором.

Обов`язово потрібно розробити Правила внутрішнього розпорядку та оформлювати накази (розпорядження) про відпустку та відрядження.

Правила внутрішнього розпорядку повинні складатися з:

• порядок прийому на роботу та звільнення з роботи;
• права та обов`язки роботодавця;
• права та обов`язки працівників;
• режим роботи;
• порядок заохочення за роботу;
• порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни і ін.

Наявність таких Правил надає переваги підприємцеві, тому що за їх порушення недбайливого працівника можна притягнути до дисциплінарної відповідальності (наприклад, оголосити догану). Згодом дисциплінарне стягнення у вигляді догани (оформленого наказом або розпорядженням) протягом року може бути використане при звільненні найманого працівника за систематичне невиконання покладених на нього трудовим договором обов'язків (по п.3 ст. 40 Кодекс законів про працю).

Оскільки відомості нарахування та виплати заробітної плати підприємець повинен не тільки оформлювати, але й зберігати у відповідності до законодавства, необхідно також оформлювати табелі обліку використання робочого часу, особливо якщо є сумісники та робітники, які працюють за ненормованим режимом. Табелі обліку використання робочого часу повинні зберігатися у роботодавця на протязі трьох років з дня проведення перевірки працівниками податкового органу.

Особові картки за формою П-2, особові листки по обліку кадрів, особові справи, книгу обліку трудових книжок, як це передбачено Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників для підприємств, установ і організацій, підприємці вести не повинні.

Журнал реєстрації трудових договорів і папки особових справ працівників підприємець може вести по своєму бажанню, лише з міркувань зручності обліку.

Оформлення ж наказів або розпоряджень у разі надання працівникам відпустки буде доречним, оскільки в будь-якій спірній або конфліктній ситуації цей документ в сукупності із заявою працівника про надання відпустки послужить доказом того, що в період відпустки підприємець не міг відповідати за дії свого працівника.